社員を知る05

総務事業部に所属し、現在、常駐チームで取締役会の運営サポートや、役員まわりの資料作成などを担当しています。

前職は新卒で入社した信用金庫で、窓口での顧客対応を担当していました。

転職の際はバックオフィス領域での専門性を高めたいと考え、トータルサポートの求人に応募しました。

当初は会計処理を行う部署に配属されましたが、入社して3年目に今の部署へ異動、グループ総務室へ常駐することになりました。

当時は「私に務まるだろうか…」と大きな不安と緊張でいっぱいでしたが、実際にやってみると常駐業務特有の面白さがあり、良い機会に恵まれたと感じています。

前職の信用金庫では、日々多くのお客様の接客を担当し、状況に応じた優先順位の判断や効率的な業務推進を意識して取り組んでいました。

現在の常駐先でも急ぎの案件も含め、さまざまな依頼があるので、処理する順番を決める際には信用金庫時代の経験が役に立っています。

また、私の強みは学生時代に所属していた吹奏楽部で培った、「どんなときも最後までやり抜く力」です。

この強みのおかげで、急なスケジュール調整や資料作成の際も、焦ったり感情的になったりせずに業務を淡々とこなすことができ、大きなミスなくやり遂げられています。

基本は常駐先の社員の方にご依頼いただくサポート業務が中心ですが、関係性を深める中で任せてもらえる領域も増えたので、チームで判断しながらフレキシブルに対応しています。

例えば、顧問契約書の業務では、従来は常駐先の方に進行スケジュールの指示をいただいていましたが、現在ではスケジュール調整も含めて当社のチームで作業しています。

私たちトータルサポートのチームにお任せいただける範囲が着実に広がっているなと感じます。

一番の魅力は、お互いの顔を見ながらコミュニケーションが取れることです。

直接会話をすることで、言葉のニュアンスや話している時の表情も感じ取れるので、状況に応じた柔軟な対応を考えることができます。

依頼内容もすり合わせしやすいですし、不明点もすぐ解決できるので、本当にありがたいです。

「マニュアル化」でしょうか。

チームのメンバーに提案の上、口頭での引き継ぎやテキスト中心だった業務を整理し、年1回の作業も含めて15件ほど分担してマニュアルを作成しました。

過去の経験を活かして操作画面のキャプチャ等を盛り込み、誰が見ても直感的に理解できる構成を意識。

現在も作業の度に更新をかけ常に最新であるようにアップデートしています。

難しそうな業務であっても、「難しい」と立ち止まるのではなく、「どうすれば達成できるか」と捉え直して向き合うようにしています。

モヤモヤした懸念点があるときは、言語化して課題を細かく分解します。

それでも解決しない場合は、周囲の仲間に相談して新しい視点をもらうことで、見落としていた解決策を見つけることができます。

周りに恵まれており、とてもありがたいです。

「業務フロー構築力」をさらに磨いていきたいと考えています。

どんな業務を行う上でもいつも根底に「やるからにはスムーズかつ正確な方法でやりきりたい」という気持ちがあります。

常駐する期間が長くなるにつれて、視野が広がり、この業務はもっと効率化できるのでは？と考えられる場面も多くなりました。

現状を維持するだけでなく、違和感を見過ごさず、今に合った業務フローに整え直していきたいです。